Розкриваємо можливості автоматизації бізнес-процесів: приклади, переваги

Автоматизація бізнес-процесів: приклади, переваги та тематичні дослідження

Автоматизація бізнес-процесів (Business Process Automation, BPA) революційним шляхом трансформує процеси управління в компаніях, що призводить до підвищення ефективності, зниження витрат та покращення точності. Ця стаття пояснить, що таке автоматизація бізнесу, її переваги, а також надасть практичні приклади та кейси для демонстрації її впливу.

 Що таке автоматизація бізнес-процесів?

Автоматизація бізнес-процесів (BPA) — це використання технологій для автоматизації складних бізнес-процесів і функцій, що виходять за рамки базового введення даних і ведення діловодства. Вона передбачає інтеграцію додатків, реструктуризацію трудових ресурсів і використання програмних додатків у всій організації. BPA має на меті підвищити ефективність робочого процесу, забезпечити оптимізацію процесів і підвищити операційну ефективність. Впроваджуючи BPA, компанії можуть зменшити потребу у втручанні людини у виконання рутинних завдань, що призводить до значної економії коштів та підвищення точності.

BPA охоплює різні інструменти та системи автоматизації, призначені для виконання широкого кола завдань — від простих сповіщень до складних процесів обробки даних і прийняття рішень. Наприклад, система автоматизації бізнес-процесів може керувати такими завданнями, як обробка замовлень, обслуговування клієнтів, управління запасами тощо.

Одним із практичних прикладів автоматизації бізнес-процесів є автоматизація нарахування заробітної плати у великих корпораціях. Традиційно обробка заробітної плати включала багато ручних операцій, зокрема введення даних, перевірку та розрахунки, які займали багато часу та й була ймовірність помилок. Завдяки BPA програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати автоматично збирає та обробляє дані, забезпечуючи своєчасні та точні виплати, а також звільняючи персонал відділу кадрів, щоб зосередитися на більш стратегічних завданнях.

Переваги автоматизації бізнес-процесів

Впровадження BPA надає численні переваги, які можуть значно підвищити ефективність та прибутковість організації. Ось деякі з ключових переваг:

• Скорочення витрат

Однією з найважливіших переваг BPA є зниження витрат. Автоматизуючи рутинні завдання, підприємства можуть зменшити потребу в ручній праці, тим самим знижуючи витрати на оплату праці. Крім того, автоматизація зводить до мінімуму помилки, виправлення яких може коштувати дорого. Наприклад, у банківському секторі автоматизація бізнес-процесів може впорядкувати обробку транзакцій і запитів клієнтів, зменшуючи потребу в людському втручанні та скорочуючи операційні витрати.

Крім того, компанії можуть заощадити на витратах на навчання та підбір персоналу, мінімізуючи залежність від людських ресурсів для виконання повторюваних завдань. Заощаджені кошти від BPA можуть бути перенаправлені на стратегічні ініціативи, що сприятимуть подальшому зростанню та розвитку.

• Покращення якості

BPA гарантує, що завдання виконуються послідовно і точно, що підвищує загальну якість бізнес-процесів. Автоматизовані системи не втомлюються та не мають неузгодженостей, що призводить до меншої кількості помилок і вищої якості результатів. Така надійність має вирішальне значення в таких галузях, як виробництво та охорона здоров'я, де точність і узгодженість мають першочергове значення.

Наприклад, у виробництві BPA може автоматизувати процеси контролю якості, гарантуючи, що продукція відповідає суворим стандартам якості. Автоматизовані системи контролю можуть виявляти дефекти більш точно і послідовно, ніж ручні перевірки, знижуючи ризик потрапляння дефектної продукції до споживача.

• Підвищення продуктивності

За допомогою автоматизації повторюваних завдань, BPA дозволяє працівникам зосередитися на більш важливій роботі, яка вимагає критичного мислення та креативності. Таке зміщення фокусу може призвести до підвищення продуктивності та інновацій в організації. Співробітники можуть приділяти більше часу стратегічним ініціативам, взаємодії з клієнтами та вирішенню проблем, що сприяє зростанню бізнесу та підвищенню конкурентоспроможності.

• Масштабованість

Системи BPA розроблені таким чином, щоб їх можна було масштабувати разом зі зростанням організації. З розширенням бізнесу збільшується обсяг завдань і транзакцій. Автоматизовані системи можуть впоратися з більшим робочим навантаженням без шкоди для ефективності та точності. Масштабованість гарантує, що бізнес може продовжувати працювати безперебійно та ефективно, навіть коли він зростає.

• Комплаєнс та управління ризиками

Автоматизація бізнес процесів на підприємстві допомагає відповідати нормативним вимогам і зменшити ризики. Системи BPA можуть гарантувати, що процеси відповідають галузевим стандартам і нормам, зменшуючи ризик невідповідності та пов'язаних із цим штрафів. Крім того, автоматизовані системи можуть забезпечувати аудиторські сліди та документацію, полегшуючи проведення аудитів і перевірок на відповідність.

Наприклад, у фінансовому секторі BPA може гарантувати, що транзакції відповідають нормам боротьби з відмиванням грошей (AML). Автоматизовані системи можуть відстежувати транзакції на предмет підозрілої діяльності, позначаючи потенційні проблеми для подальшого розслідування і знижуючи ризик порушення нормативних вимог.

• Покращений клієнтський досвід

BPA підвищує задоволеність клієнтів, надаючи більш швидкі та точні відповіді на запити та проблеми. Автоматизація дозволяє швидше обробляти запити клієнтів, що призводить до покращення надання послуг та підвищення лояльності клієнтів. Наприклад, автоматизовані системи обслуговування клієнтів можуть обробляти запити 24/7, надаючи негайну допомогу та скорочуючи час очікування.

• Прийняття рішень на основі даних

Системи BPA збирають та аналізують великі обсяги даних, надаючи цінну інформацію для прийняття стратегічних рішень. Використовуючи аналітику даних, компанії можуть виявляти тенденції, контролювати ефективність і приймати обґрунтовані рішення, що сприяють зростанню та інноваціям.

 Які бізнес-процеси варто автоматизувати?

Не всі бізнес-процеси підходять для автоматизації. Найкращими для впровадження BPA є ті процеси, які часто повторюються, займають багато часу та мають ризик людських помилок. Ось кілька ключових процесів, які можуть виграти від автоматизації:

1. Введення та управління даними: рутинні завдання, пов'язані з введенням, оновленням та управлінням даними, ідеально підходять для автоматизації. Інструменти BPA можуть обробляти великі обсяги даних ефективніше, ніж люди.
2. Обслуговування клієнтів: автоматизовані системи можуть керувати запитами, скаргами та заявками на підтримку клієнтів, забезпечуючи більш швидкі та надійні відповіді.
3. Фінансові операції: такі процеси, як виставлення рахунків, кредиторська заборгованість і нарахування заробітної плати, можуть бути автоматизовані для забезпечення точності та своєчасності.
4. HR-процеси: рекрутинг, адаптація та управління записами співробітників — це HR-функції, які можна оптимізувати за допомогою BPA.
5. Відповідність та звітність: автоматизовані системи можуть допомогти бізнесу відповідати нормативним вимогам, гарантуючи, що звіти та документація будуть точними та подаватимуться вчасно.
6. Управління запасами: автоматизовані системи управління запасами можуть відстежувати рівень запасів, повторно замовляти поставки та управляти логістикою, знижуючи ризик дефіциту або ж надлишковості.

Приклади автоматизації бізнес-процесів

• Управління контрактами

Управління контрактами — це складний процес, який включає в себе розробку, розгляд, затвердження та моніторинг контрактів. Прикладом автоматизації бізнес-процесів в управлінні контрактами є використання програмного забезпечення для автоматизації всього життєвого циклу контракту. Така автоматизація скорочує час, що витрачається на адміністративні завдання, забезпечує дотримання вимог законодавства та надає можливість бачити статус контракту в режимі реального часу.

Наприклад, компанія може використовувати програмне забезпечення для управління контрактами, щоб створювати шаблони, направляти контракти на затвердження, відстежувати ключові дати та етапи. Автоматичні нагадування та сповіщення гарантують, що контракти переглядаються та поновлюються вчасно, зменшуючи ризик пропущених термінів та штрафних санкцій.

• Кредиторська заборгованість

Кредиторська заборгованість є критично важливою функцією в будь-якій організації, яка передбачає управління вихідними платежами продавцям і постачальникам. Автоматизація процесів управління кредиторською заборгованістю може значно скоротити час і зусилля, необхідні для обробки рахунків-фактур, узгодження їх із замовленнями на закупівлю та здійснення платежів. Така автоматизація підвищує точність, знижує ризик шахрайства та забезпечує своєчасні платежі, що може призвести до покращення відносин з постачальниками та потенційних знижок.

Наприклад, автоматизована система управління кредиторською заборгованістю може сканувати та оцифровувати рахунки-фактури, зіставляти їх з відповідними замовленнями на закупівлю та надсилати на затвердження. Після затвердження система може планувати платежі та оновлювати фінансову документацію, зменшуючи потребу у ручному втручанні.

• Адаптація персоналу

Прийом на роботу — це трудомісткий процес, який включає в себе кілька етапів, зокрема збір документів, навчання та орієнтацію. Автоматизувавши процес адаптації, HR-відділи можуть гарантувати, що нові працівники отримають усю необхідну інформацію та навчання вчасно. Інструменти автоматизації можуть надсилати автоматичні електронні листи, відстежувати прогрес і надавати новим працівникам безперешкодний досвід адаптації. Наприклад, система автоматизації онбордингу може надсилати вітальні електронні листи, призначати навчальні модулі та збирати необхідні документи від нових працівників. Система також може відстежувати виконання завдань з адаптації та надавати менеджерам інформацію про прогрес нових працівників у режимі реального часу.

• Управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM)

Автоматизація процесів CRM може покращити взаємодію з клієнтами та підвищити ефективність продажів. Інструменти BPA можуть керувати даними про клієнтів, відстежувати взаємодію та автоматизувати подальші дії. Це гарантує, що відділи продажів матимуть актуальну інформацію і зможуть ефективніше реагувати на потреби клієнтів. Наприклад, автоматизована CRM-система може відстежувати взаємодію з клієнтом через кілька каналів, забезпечуючи 360-градусне бачення клієнта. Вона також може автоматизувати такі завдання, як повторні електронні листи, планування зустрічей і оцінка потенційних клієнтів, дозволяючи відділам продажів зосередитися на побудові відносин і укладанні угод.

• Управління запасами

Ефективне управління запасами має вирішальне значення для підтримки оптимального рівня запасів і задоволення попиту клієнтів. Системи BPA можуть автоматизувати відстеження запасів, точки повторного замовлення та поповнення запасів, зменшуючи ризик дефіциту та надлишковості.

Наприклад, автоматизована система управління запасами може відстежувати рівень запасів у режимі реального часу, генерувати сповіщення про необхідність повторного замовлення, коли рівень запасів падає нижче певного порогового значення, і автоматично надсилати замовлення постачальникам. Це гарантує, що бізнес підтримує достатній рівень запасів, мінімізуючи при цьому надлишкові запаси.

• Обробка замовлень на продаж

Автоматизація обробки замовлень на продаж може впорядкувати виконання замовлень, скоротити час обробки та підвищити точність. Системи BPA можуть керувати введенням, перевіркою та виконанням замовлень, гарантуючи, що замовлення будуть оброблені швидко і точно.

Наприклад, автоматизована система обробки замовлень на продаж може отримувати замовлення з різних каналів, перевіряти деталі замовлень і направляти їх до відповідних центрів виконання. Система також може генерувати транспортні етикетки та відстежувати статус замовлення, надаючи клієнтам інформацію в режимі реального часу.

 Системи автоматизації бізнес-процесів

Системи автоматизації бізнес процесів призначені для інтеграції та впорядкування різних бізнес-процесів. Ці системи використовують комбінацію програмного забезпечення, інструментів і технологій для автоматизації завдань і робочих процесів. Ключові особливості цих систем включають:

1. Автоматизація робочих процесів. Системи автоматизації можуть створювати та керувати складними робочими процесами, забезпечуючи виконання завдань у правильній послідовності та вчасно.
2. Управління процесами. BPM це системи, які пропонують інструменти для проєктування, виконання та моніторингу бізнес-процесів. Вони забезпечують видимість продуктивності процесу та допомагають визначити сфери для вдосконалення.
3. Інтеграційні можливості. Системи BPA можуть інтегруватися з вже наявним програмним забезпеченням і системами, забезпечуючи безперебійний потік даних і комунікацію в організації.
4. Масштабованість. У міру зростання бізнесу системи BPA можуть масштабуватися, щоб впоратися з робочим навантаженням, яке постійно зростає і новими процесами без шкоди для продуктивності.
5. Зручні інтерфейси.  Сучасні системи BPA мають інтуїтивно зрозумілі інтерфейси, які дозволяють користувачам легко створювати та керувати автоматизованими робочими процесами без глибоких технічних знань.

Вибір правильної системи BPA

Вибір правильної системи BPA має вирішальне значення для успішного впровадження. Організації повинні враховувати такі фактори, як простота використання, можливості інтеграції, масштабованість і підтримка постачальника. Проведення ретельної оцінки доступних варіантів і залучення ключових зацікавлених сторін до процесу прийняття рішень може допомогти гарантувати, що обрана система відповідає потребам організації.

Наприклад, компанія, яка прагне автоматизувати процес управління кредиторською заборгованістю, повинна оцінити системи BPA, які пропонують безперешкодну інтеграцію з уже наявним програмним забезпеченням ERP, надійні можливості обробки рахунків-фактур і зручні інтерфейси. Крім того, компанія повинна враховувати рівень підтримки, що надається постачальником, і наявність навчальних ресурсів.

Аналіз і моніторинг

Ефективна BPA вимагає постійного аналізу та моніторингу, щоб переконатися, що автоматизовані процеси функціонують належним чином і дають бажані результати. Ключові аспекти аналізу та моніторингу в BPA:

1. Показники ефективності. Відстеження ключових показників ефективності (KPI) допомагає організаціям вимірювати успішність автоматизованих процесів. Такі показники, як час обробки, рівень помилок і економія коштів, дають цінну інформацію про ефективність BPA.
2. Оптимізація процесів. Регулярний аналіз допомагає виявити вузькі місця та неефективність автоматизованих процесів. Постійна оптимізація гарантує, що системи BPA залишатимуться ефективними та результативними.
3. Комплаєнс та управління ризиками. Моніторинг автоматизованих процесів допомагає забезпечити відповідність нормативним вимогам і зменшити ризики, пов'язані з автоматизацією. Регулярні аудити та огляди допомагають виявити потенційні проблеми та вирішити їх на випередження.
4. Зворотний зв'язок з користувачами. Збір відгуків від користувачів може дати уявлення про ефективність систем BPA та визначити сфери для вдосконалення. Регулярне навчання і підтримка можуть допомогти користувачам адаптуватися до автоматизованих процесів і отримати максимальну вигоду від BPA.

Кейс: автоматизація банківських бізнес-процесів

Провідний банк впровадив комплексну BPA-систему, щоб оптимізувати свої операції та покращити обслуговування клієнтів. Банк зіткнувся з такими проблемами, як тривалий час обробки транзакцій, високі операційні витрати та непослідовність в обслуговуванні клієнтів.

Впровадження. Банк використовував рішення для автоматизації процесів, включаючи обробку кредитів, клієнтських запитів і звітності про дотримання вимог законодавства. Інструменти автоматизації робочих процесів були інтегровані з уже наявними системами для забезпечення безперебійного потоку даних і комунікації.

Результати. Банк досяг значного покращення операційної ефективності та рівня задоволеності клієнтів. Час обробки кредитів скоротився на 50%, а клієнтські запити вирішувалися швидше, що призвело до підвищення рівня задоволеності клієнтів. Крім того, банк знизив операційні витрати на 30% завдяки підвищенню ефективності процесів і скороченню витрат на оплату праці.

Вивчені уроки. Успішне впровадження BPA в банку підкреслило важливість вибору правильних інструментів автоматизації та забезпечення безперешкодної інтеграції з наявними системами. Постійний моніторинг та оптимізація мали вирішальне значення для підтримки ефективності автоматизованих процесів і досягнення бажаних результатів.

 Опитувальник з автоматизації бізнес-процесів

Щоб оцінити готовність вашої організації до BPA та визначити сфери, де автоматизація може бути корисною, розгляньте наступні питання:

1. Поточні процеси:
   • Які бізнес-процеси наразі виконуються вручну і займають багато часу?
   • Чи є повторювані завдання, які можна було б автоматизувати?
2. Больові точки:
   • З якими основними проблемами стикаються працівники при виконанні цих процесів?
   • Чи часто трапляються помилки або затримки в цих процесах?
3. Цілі:
   • Які основні цілі впровадження BPA (наприклад, скорочення витрат, підвищення ефективності, покращення обслуговування клієнтів)?
   • Як буде вимірюватися успіх?
4. Технологія:
   • Які системи та програмне забезпечення вже використовуються?
   • Чи можуть ці системи інтегруватися з інструментами BPA?
5. Ресурси:
   • Який бюджет виділено на впровадження BPA?
   • Чи є внутрішні ресурси для управління та підтримки систем BPA?
6. Зацікавлені сторони:
   • Хто є ключовими зацікавленими сторонами, які беруть участь у процесах, що розглядаються для автоматизації?
   • Як їхній внесок буде враховано в плані впровадження BPA?
7. Навчання та підтримка:
   • Яке навчання буде проведено для співробітників, щоб вони могли ефективно використовувати інструменти BPA?
   • Чи надається постійна підтримка з боку постачальника BPA?
8. Моніторинг та оптимізація:
   • Як буде здійснюватися моніторинг та вимірювання продуктивності автоматизованих процесів?
   • Які плани існують для постійної оптимізації та вдосконалення?

Відповівши на ці запитання, організації можуть отримати більш чітке розуміння своїх потреб у BPA та розробити стратегічний план впровадження.

Автоматизація бізнес-процесів BPA — це потужний інструмент, який може трансформувати спосіб роботи організацій, сприяючи підвищенню ефективності, економії коштів і точності. Автоматизувавши повторювані та трудомісткі завдання, компанії можуть зосередитися на стратегічних ініціативах, підвищити рівень задоволеності клієнтів та зберегти конкурентну перевагу. Переваги BPA, серед яких скорочення витрат, покращення якості, підвищення продуктивності, масштабованості, дотримання нормативних вимог та управління ризиками, роблять його цінною інвестицією для організацій різних галузей.

Вибір правильної системи BPA, а також постійний моніторинг і оптимізація автоматизованих процесів є ключем до максимізації переваг автоматизації бізнес-процесів. Як показують приклади та тематичні дослідження, BPA може значно підвищити операційну ефективність і сприяти зростанню бізнесу.

Інтеграція передових інструментів для вдосконалення BPA

Щоб ще більше розширити можливості автоматизації бізнес-процесів, організації можуть використовувати передові інструменти та сервіси, такі як WSO2 Enterprise Service Bus, IBM DataPower Gateway, ITSM services, Enterprise IT Security Services та IBM API Connect. Ці інструменти покращують інтеграцію, безпеку та ефективність систем BPA, забезпечуючи надійну та безперебійну роботу різних бізнес-функцій.

WSO2 Enterprise Service Bus полегшує ефективний зв'язок між різними додатками в організації, оптимізуючи робочі процеси та забезпечуючи узгодженість даних. IBM DataPower Gateway надає розширені можливості безпеки та інтеграції, захищаючи дані та додатки від зовнішніх загроз. ITSM services та Enterprise IT Security Services гарантують, що автоматизовані процеси відповідають стандартам управління ІТ-послугами та підтримують високий рівень безпеки. Нарешті, IBM API Connect дозволяє організаціям створювати, керувати та захищати API, забезпечуючи безперебійну інтеграцію та роботу різних бізнес-додатків.

Інтегруючи ці передові інструменти та послуги, організації можуть розкрити весь потенціал BPA, досягти більшої ефективності, безпеки та операційної досконалості.